¿Estás al borde del colapso? ¿No puedes con tantos frentes abiertos? ¿Te sientes agotado, y sin un rumbo claro? Este post te ayudará a descubrir cómo priorizar tus tareas diarias… sin morir en el intento.
Hay personas que detestan las cadenas. Piensan que si organizan sus días serán mucho menos productivos.
Pero, ¿sabes qué?
La única forma de ganarle la partida al reloj es planeando cada paso que das y trabajando con la conciencia de que cada paso que das te acerca más al objetivo que quieres llegar.
Todo esto por supuesto, teniendo en cuenta que tengas un objetivo bien definido. Porque lo tienes, ¿verdad?
¿Qué es el síndrome del objeto brillante?
No sé si conoces el síndrome del objeto brillante. Para explicártelo, voy a poner un ejemplo muy en la línea de ti y de mí, es decir, de emprendedores que tenemos una o varias líneas de negocio.
Ahora, imagina que dispones del capital necesario para abrir una línea más de negocio con un nuevo servicio en el mercado, y hace tiempo que lo tienes en mente. Sabes que es el momento.
A continuación, tras asesorarte y hacer una exhaustiva búsqueda por Google, descubres un curso para empezar a profundizar en tu idea y decides comprarlo. A la semana, ves que no es lo que pensabas y compras otro, para finalmente dejar tu idea y rescatar otra totalmente diferente del cajón y así… sucesivamente.
¡Estás disperso! Tienes que centrarte y saber qué quieres, cómo lo quieres y cuál va a ser la hoja de ruta que vas a tomar desde ya, hasta el final. Recuerda que quien mucho abarca… ¡poco aprieta!Para ello, voy a enseñarte a priorizar tus tareas o tus objetivos, los cuales vas a aprender a trabajar mediante este post.
Priorizar tus tareas
Para empezar, no es lo mismo una tarea que un objetivo.
- Un objetivo es una idea abstracta de tu plan, no es una acción determinada.
- En cambio, una tarea es cuando coges tu objetivo y lo conviertes en una acción real que vas a llevar a cabo en un momento concreto.
A partir de aquí piensa en lo siguiente:
- ¿QUÉ TE GUSTARÍA HACER AHORA? (Aquí estás definiendo tu objetivo)
- ¿QUÉ ACCIONES VAS A REALIZAR PARA LLEVAR A CABO ESTOS OBJETIVOS? (Aquí estás definiendo tus tareas)
Ejemplo:
Siguiendo la línea del anterior, imagina que quieres abrir esa nueva línea de negocio, por tanto tu objetivo es: Abrir mi nueva línea de negocio.
Tus tareas:
- Investigar más sobre cómo hacer para que funcione.
- Conocer el capital necesario.
- Analizar los recursos materiales que necesitarás.
- Calcular el tiempo que te llevará cada acción y cuándo lo tendrás todo preparado.
¿Te suena la Matriz de Eisenhower?
Una vez lo tengas todo listo vamos al siguiente paso. ¿Conoces la Matriz de Eisenhower?
Fue popularizara por Stephen Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.
Con ella aprenderás a diferenciar entre esas cosas que son importantes para ti de verdad, y separarlas de las que no lo son en realidad.
En la siguiente imagen puedes ver cómo se compone dicha matriz.
Obsérvala, dibújala y estúdiala. Voy a explicarte dónde ubicar cada tarea u objetivo que quieras llevar a cabo.
- Cuadrante I: Importante y Urgente. Estas tareas son necesarias atenderlas cuanto antes. No son objetivos. Como ejemplo, cuando te pones enfermo, ve cuanto antes al médico para recuperarte, ya que esto te aleja de tu objetivo real.
- Cuadrante II: Importante y No urgente. Estas tareas son las dirigidas al corazón de tus objetivos. Dales casi toda tu prioridad. Saber identificarlas es sencillo. No tienes prisa por hacerlo, pero sabes que a largo-medio plazo vas a conseguir muchos éxitos llevándolo a cabo. Al ser algo complejo por norma general, te recomiendo que la dividas en lo que yo llamo “micrometas”, es decir, pequeñas tareas subdivididas desde la tarea y objetivo principal.
- Cuadrante III: No importante y Urgente. Estas tareas normalmente tienen relación directa con los objetivos de otras personas, intenta delegarlas.
- Cuadrante IV: No importante y No urgente. A día de hoy no encaja en los cuadrantes I,II y III. ¿Puede encajar algún día?
- Sí: Añádela en una lista de cosas para hacerlas en el futuro.
- No: Elimínala.
Tomar acción
Una vez tengas definidas todas tus tareas según la importancia o urgencia que quieres darle en realidad, es momento de que elijas el método que te sea más sencillo para agendarlas. Puedes usar Google Calendar, iCalendar, Trello… ¡Hay muchas herramientas tecnológicas!
Aunque yo te recomiendo que en este caso te decantes por lo analógico para priorizar tus tareas.
Puedes comprar un calendario, una agenda, o directamente hacerte cada día un checklist en papel, fácil de transportar en la cartera. También puedes usar otra opción, pero es algo que no te contaré en este post.
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